Las mejores herramientas de comunicación interna del 2022

La comunicación con sus públicos es uno de los aspectos más relevantes que debe tener en cuenta cualquier empresa. No es posible no comunicar. Ocurre incluso cuando una compañía opta por el silencio en una situación. Hoy en día, además, este tema adquiere aún más importancia si cabe por la multiplicidad de canales, la confluencia entre los ámbitos online y offline y la sobresaturación informativa a la que estamos expuestas las personas.

Existen múltiples clasificaciones sobre comunicación. Una de ellas se refiere a si es interna o externa. Nos centraremos en la primera en este artículo. La comunicación interna es aquella dirigida al equipo humano que hace posible con su trabajo el desarrollo de la actividad de la propia empresa.

Hablamos de públicos en general ya que la actividad de una empresa no afecta a un solo grupo homogéneo. En este punto cabe destacar la existencia de stakeholders. No debe perderse de vista este concepto ni cómo incide sobre la consecución de los objetivos empresariales.

Los stakeholders, partes interesadas o grupos de interés de una empresa son aquellos individuos u organizaciones que ejercen influencia sobre esta o reciben el impacto de sus acciones.

La comunicación interna, por tanto, se refiere fundamentalmente a los trabajadores de la propia compañía. Hay especialistas que incluyen aquí también a los accionistas. Igualmente, es preciso tener en cuenta las diferencias en el poder de decisión y en la capacidad de influencia sobre el devenir de la propia organización cuando se trata del equipo directivo.

Importancia de la comunicación interna

En todo caso, los profesionales que forman parte de una empresa son una parte esencial de la comunicación de esta. Quienes trabajan en una organización inciden en la manera en la que proyecta sus valores, potencia su reputación, refuerza su imagen de marca o gana visibilidad.

La comunicación es una parte consustancial de la actividad de una organización. Debe estar incorporada a su ADN. No conviene atenderla solo como un elemento aislado sino como un activo esencial que cualquier empresa debería gestionar de forma estratégica. A este respecto, quienes hacen posible de manera cotidiana el desarrollo de sus productos o servicios y la relación con los clientes juegan un papel muy importante.

Hay una frase muy citada en este sentido de Richard Branson, fundador de Virgin, que hace referencia a la importancia de cuidar en primer lugar a tus empleados, ya que al hacerlo ellos cuidarán de tus clientes. Una manera de poner en práctica esta sugerencia es ofrecer a los trabajadores herramientas para que puedan comunicar sus preferencias, sus necesidades o, por qué no, sus quejas. La comunicación interna debe garantizar que esto sea posible de forma confidencial o no.

Comunicación interna y brand awareness

Por otro lado, cuando la empresa desarrolla formas de comunicación fluida con sus trabajadores y les da recursos para comunicar de manera alineada con los objetivos puede mejorar indicadores como el brand awareness y amplificar los mensajes que se quieren hacer llegar al exterior.

Por el término en inglés brand awareness, traducido frecuentemente como «conciencia de marca» en español entendemos el reconocimiento o recuerdo de la marca. Cuando una persona relaciona esta con un producto o servicio de forma espontánea y le asocia características únicas y positivas, aumenta la posibilidad de que lo adquiera frente a los de la competencia.

Si además una organización ofrece a su equipo humano recursos en esta dirección, como, por ejemplo, formación para la comunicación digital o la gestión de redes sociales, puede reforzar el rol de sus profesionales como embajadores de marca.

Comunicación y employee advocacy

Los programas de employee advocacy, precisamente, contribuyen a que las personas que trabajan para una marca tengan recursos para actuar como prescriptores y contribuir a generar confianza entre clientes actuales o potenciales.

Hay numerosos estudios que apuntan al descrédito de las marcas al realizar comunicación de producto con una orientación eminentemente comercial, al tiempo que crece la credibilidad de las recomendaciones que puedan realizar personas afines. Como recoge Guillem Recolons en su libro Si no aportas, no importas, esto conduce a la siguiente conclusión: «Las marcas deben humanizar su comunicación para recuperar la confianza».

En relación con el employee advocacy es también muy significativo el impacto de la comunicación interna. Es necesario saber cómo se sienten los trabajadores o trabajadoras e identificar qué les produce insatisfacción dentro de la compañía para poner en marcha los cambios que sean precisos. Al igual que una prescripción por su parte puede ser positiva, un «desahogo» público puede resultar demoledor. Mostrarles interés por resolver sus problemas dentro de la organización e implementar acciones comunicativas alejadas de la nada beneficiosa opacidad, puede incidir de forma positiva en la percepción de su papel en la organización. En consecuencia, desde la comunicación interna se impactará en el deseo de la persona de compartir las cualidades de la marca para la que desarrolla su actividad profesional.

Comunicación en la dirección de personas

Por otra parte, es necesario recordar que la comunicación de la empresa con sus trabajadores tiene fases preliminares, desarrolladas a menudo por el departamento de recursos humanos o de dirección de personas, con un destacado impacto sobre la percepción que tendrán de la compañía.

En este sentido, cabe mencionar la relevancia de los programas de onboarding para dar la bienvenida a quien se incorpora a un equipo de trabajo y facilitarle información relevante, por ejemplo, sobre los procesos dentro de la organización.

Comunicación interna y digitalización

Más allá del clásico tablón de anuncios o del buzón de sugerencias, la comunicación interna cuenta actualmente con múltiples opciones que aprovechan el poder de la digitalización, como hacemos en Grupo Gestionet a través del desarrollo de software para dar respuesta a las necesidades en este ámbito.

Así, podríamos mencionar entre las mejores herramientas de comunicación interna en este 2022 aquellas digitales dirigidas a facilitar las siguientes acciones:

• Atención al talento en todo su ciclo (bienvenida a nuevos empleados, formación online o e-learning, fidelización para la permanencia en la organización…).
• Escucha activa con los empleados (buzón digital para sugerencias, encuestas para conocer el clima laboral…).
• Comunicación de valores sobre la base de la visión compartida.
• Plataformas de comunicación interna para la gestión de equipos, organización de proyectos, información de eventos…

Soluciones innovadoras para comunicación interna

En Grupo Gestionet desarrollamos soluciones digitales innovadoras para comunicación interna basadas en nuestra experiencia de más de 20 años. En estas dos décadas hemos implementado plataformas, en muchos casos pioneras, para medianas y grandes compañías con la posibilidad de personalizarlas cien por cien. Muchas de estas empresas han sido reconocidas por sus buenas prácticas como marcas empleadoras.

Uno de los aspectos que diferencian nuestras soluciones es el empleo de la gamificación o integración de dinámicas propias del juego en estos entornos profesionales, que no son lúdicos. El empleo de esta metodología presenta numerosos beneficios. También perseguimos la excelencia en nuestras plataformas y otras herramientas digitales a través de la experiencia de usuario.

Características principales de nuestras soluciones para comunicación interna.

• Centradas en las personas: garantizan una excelente experiencia de usuario con el uso de metodologías como gamificación, lo cual se traduce en una mayor motivación por parte de los trabajadores y trabajadoras, y esto, a su vez, impacta de forma positiva en la reputación de la marca (employer branding).
• Cultura y valores: ayudan a alinear la visión de la organización con la de su equipo humano, al tiempo que aumenta la fidelización del talento (engagement).
• Transformación digital: la digitalización de herramientas para la gestión de la comunicación y de los recursos humanos contribuye a obtener una mayor eficiencia y ahorro de costes.
• Comunidad: buscan asegurar un buen clima laboral y potenciar la colaboración y el trabajo en equipo en entornos online (digital workplace).