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Estas son algunas de las ventajas que puedes conseguir con el onboarding:
- Que tus nuevos empleados se integren dentro de la empresa desde el primer día.
- Aumentar la motivación de los trabajadores y su implicación con los proyectos.
- Trasladar a los nuevos ingresos los valores y conocimientos de la marca de forma rápida y sencilla.
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¿Qué es un proceso de onboarding digital?
El onboarding es el proceso de adaptación, integración e incorporación de una persona en su nuevo puesto de trabajo. Se trata del conjunto de acciones que lleva a cabo la empresa para que sus nuevos trabajadores se sientan parte de la compañía desde el primer día. Con frecuencia es habitual que cuando un trabajador llega nuevo a la empresa le cueste sentirse incluido dentro de la misma, lo cual repercute de forma negativa en el rendimiento laboral.
¿Te preocupa tener que invertir demasiado tiempo en enseñar a tu nuevo empleado los mecanismos de trabajo, las peculiaridades del negocio, los tipos de clientes y otros aspectos?
La solución está en el onboarding digital con un correcto plan de onboarding, la adaptación de los nuevos trabajadores a la empresa llevará menos tiempo. En compañías donde se incorporan habitualmente nuevos empleados, los trabajadores de recursos humanos están constantemente introduciendo al nuevo personal. Esto supone un gasto elevado en dinero y en tiempo para las empresas. Así, con el onboarding digital se obtienen resultados que mejoran la eficiencia del empleado y el rendimiento económico de la compañía. La empresa, además, podrá llevar a cabo procesos de comunicación interna como la transmisión de valores desde el primer día, así como informar de noticias de la compañía.
Cómo se crea un plan de acogida para nuevos empleados
El onboarding de los nuevos trabajadores es un proceso en el que deben estar implicados todos los empleados de la compañía, especialmente aquellos que vayan a tener relaciones laborales más estrechas con la nueva incorporación. No se trata de una acción aislada que deba recaer solo en el departamento de recursos humanos, sino que se trata de un conjunto de acciones que también deben incluir la gestión del talento en todo momento. Si este proceso no se realiza, se corre el riesgo de que el nuevo trabajador se quede aislado. O lo que es lo mismo, que no se integre correctamente en la empresa, lo que le puede generar estrés e incomodidad y, en definitiva, afectar negativamente a su rendimiento.
El periodo de integración puede variar en función del cargo a desempeñar. Para tareas sencillas y rutinarias, el onboarding puede ser simplemente cuestión de días. Pero para puestos de trabajo de más responsabilidad, el proceso de acogida e integración completa puede tardar incluso semanas. Para reducir la duración de estas etapas y mejorar la experiencia de llegada a la nueva empresa, cada vez es más habitual recurrir a un programa de onboarding digital. Se trata de herramientas digitales gamificadas que permiten una adaptación completa y efectiva del trabajador a la nueva empresa. Con el onboarding digital se ponen facilidades para el trabajador, ya que puede acceder a la herramienta a través de cualquier dispositivo, smartphone, tablet o PC, y a cualquier hora. Además, incluso puede iniciar el proceso en los días previos a la incorporación: saber dónde puede aparcar, el número de su taquilla, su cuenta de correo electrónico, así como otros datos que puedan interesarle antes de su llegada.
Ejemplos de onboarding digital en la empresa
Plan onboarding para Ulma
Gestionet ha desarrollado una plataforma gamificada para ULMA, que busca fomentar la comunicación y la integración de los trabajadores en la empresa, a la vez que transmite sus valores y promueve el debate y el diálogo. La herramienta está diseñada para crear una experiencia formativa gamificada para grupos de empleados que se pueden diferenciar en varios perfiles. El objetivo es dinamizar el proceso en el que los trabajadores pasan a ser socios de ULMA. Mediante un tablero y una mecánica híbrida entre juegos tradicionales como el Trivial y el Juego de la Oca se consigue un grado excelente de motivación hacia los contenidos transmitidos.
Onboarding para Metro
Metro Bilbao es una herramienta de comunicación y formación para los trabajadores del medio de transporte público de la capital vizcaína. Con ella se pretende transformar el protocolo de comunicación de la empresa en un manual interactivo. El usuario debe realizar diversos casos prácticos, de manera que simula situaciones reales que le permiten formarse e integrarse de manera más efectiva en su nuevo puesto de trabajo. Conocer mejor a los candidatos, ver sus dotes de comunicación, su manejo en situaciones de estrés, su sistema de valores, su escala de prioridades, sus expectativas salariales… Cualidades que pueden ser determinantes para conseguir el puesto de trabajo.
El proceso de onboarding para nuevos empleados
El onboarding tiene que estar planificado para tener los resultados deseados. Un proceso de integración mal realizado puede traer consecuencias negativas, tanto para la empresa como para el trabajador. El nuevo empleado debe sentirse cómodo en su llegada a su nuevo lugar de trabajo. Para ello, la empresa ha de transmitir una imagen positiva, agradable y mostrar las ventajas que tiene el estar allí. De este modo, el trabajador estará contento y tendrá una buena imagen de la compañía, viendo esta beneficiado su employer branding. ¿Cómo puede la empresa transmitir una buena imagen al trabajador antes de que llegue a su puesto de trabajo? Con estas acciones es posible:
- Elaborar detalladamente las ofertas de empleo, para que los candidatos tengas toda la información necesaria y el conocimiento de la empresa suficiente para tomar la decisión de entrar en ella.
- Una vez que el trabajador acepta la oferta de trabajo, hasta que llegue el día de su incorporación la empresa debe cuidarle y enviarle mensajes personales de aceptación, así como una carta de bienvenida.
- Agilizar el papeleo y preparar el primer día de trabajo para que sea una experiencia positiva para el nuevo empleado, causándole una grata impresión.
Es sabido que cuando se consigue un nuevo puesto de trabajo, hay dos tipos de emociones:
- Positivas: Deseos y ambiciones, expectativas altas, ilusiones, ganas de mejorar y progresar.
- Negativas: Miedos y dudas, conformismo, no adaptación al cambio y bloqueo.
El proceso de onboarding se encarga de potenciar los efectos positivos y de reducir los negativos. Destaca la proactividad y participación continua del nuevo ingresado en la compañía. Se hace necesaria una interacción constante, una comunicación bidireccional entre el empleado y la empresa, lo que requiere que el departamento de recursos humanos esté al tanto de la evolución del nuevo integrante de la compañía. Si se recurre a herramientas digitales, como puede ser el empleo de simuladores de negocios, el trabajador puede conocer mejor los mecanismos de trabajo a la vez que se forma y adquiere competencias. La empresa, por su parte, obtiene datos en tiempo real para así medir el grado de integración y poder dar al trabajador aquello que necesite para sentirse uno más dentro del equipo.
Importancia del proceso de onboarding
El onboarding es de vital importancia para garantizar la máxima eficiencia del nuevo trabajador en el puesto, y aquí puedes ver algunas claves para hacer que el proceso de incorporación sea efectivo. La manera en que se lleve a cabo este proceso puede determinar el éxito el fracaso de una nueva contratación. Por eso, la primera toma de contacto del empleado con la empresa es esencial. En muchas ocasiones, para realizar bien su labor son necesarias sesiones de aprendizaje centradas en conocer la cultura de la empresa. Estas sesiones pueden consistir en la lectura de documentos, artículos y manuales, que en ocasiones son tediosos. ¿Y si conviertes este proceso en una experiencia positiva, donde el nuevo empleado aprenda y se forme a la vez que se divierte? Con los serious games es posible, a la vez que aumenta la motivación e integración del trabajador. Si este periodo no se tiene en suficiente consideración, puede acarrear problemas en el futuro, ya que el rendimiento del nuevo puede no ser el esperado y por tanto alterar el orden normal de trabajo de la empresa. El proceso de adaptación puede constar de las siguientes fases:
- Conocimiento de la empresa y sus procesos: Entran aquí la historia y características internas de la compañía, su misión y valores y los mecanismos propios del puesto a desempeñar.
- Sesiones de networking: Reuniones y charlas, cuya duración puede ser de una hora o más, con otros trabajadores de la empresa, tanto internos como externos, independientemente del puesto que ocupen en la estructura jerárquica.
- Archivo histórico: Poner al alcance de los nuevos empleados los datos e información necesarios del pasado para tener un mayor conocimiento del puesto de trabajo.
- Coaching: Designar a un empleado que se encargue de ser el tutor, guía y persona de confianza del nuevo trabajador en la empresa. Lo ideal es hacer reuniones periódicas y un seguimiento para comprobar cómo va el periodo de inducción.
- Monitorización: Obtención de datos que faciliten la toma de decisiones. Aquí es donde cobran importancia las nuevas herramientas digitales.
Si se siguen todas estas fases en el onboarding, el trabajador tendrá una visión más global de la empresa.
Fases del onboarding en la empresa
Para el proceso de aclimatación y llegada de nuevos trabajadores, se pueden hacer acciones tanto en el mundo real como a través de plataformas digitales. Además, el empleo de medios digitales permite que se puedan acelerar los procesos y se lleve a cabo la formación y la integración incluso antes de que se inicie el periodo de trabajo.
El preonboarding
El preonboarding son toda esa serie de acciones que se realizan antes de que el trabajador se incorpore a su nuevo puesto. El uso de herramientas digitales, que veremos después, permite que este trámite sea sencillo, breve y eficaz. Y lo más importante, que sea una experiencia positiva y amena gracias al uso de dinámicas gamificadas. Los contenidos típicos que se imparten en el onboarding a través de plataformas de e learning son para conocer la empresa: historia, características, metodología de trabajo, etc.
Digital onboarding
Empleo de herramientas digitales y soportes en la red para la integración del nuevo empleado. Su uso permite poder hacer un proceso de bienvenida tanto individual como global, lo que potencia el sentimiento de comunidad y aporta una imagen innovadora de la empresa. Se trata de una potente herramienta al servicio de las personas, donde se expliquen los programas de la compañía y se les oriente para que sean mejores profesionales. La personalización y la interactividad en tiempo real que permite este método es una de sus grandes ventajas. Para ello, puede hacerse un seguimiento de acciones o propósitos que el empleado debe cumplir, y conforme lo logre, se activa un sistema de premios y recompensas. Está demostrado que este tipo de recursos aumentan la implicación y la motivación. Es importante incluir la opción de dar feedback, de que el nuevo empleado pueda expresarse y solicitar qué necesita para estar al 100% en su nuevo puesto de trabajo. Por eso, suelen ser útiles las herramientas de content management, como un blog o el uso de redes sociales, para que exista esa comunicación e interactividad necesaria. Lo más demandado por las empresas, que es a su vez lo que más funciona y que por supuesto damos la opción de introducir desde Gestionet es el chatbot. Un chatbot es un asistente virtual que permite que el nuevo trabajador pueda escribir sus dudas y recibir una respuesta instantánea. Los beneficios que proporciona el empleo de chatbot son:
- Los tiempos de solución de problemas se acortan.
- El empleado se siente más cómodo, ya que puede plantear sus problemas a la empresa desde su hogar o donde desee, y a través de su dispositivo favorito.
- Las nuevas incorporaciones tienen un canal privado y confidencial desde donde pueden tratar asuntos propios. Esto sin duda es clave, ya que permite hablar sobre temas que resultan conflictivos y generan vergüenza, como el salario, las vacaciones, etc.
- Las consultas pueden llevarse a cabo en cualquier momento, incluso fuera del horario laboral.
Carta de bienvenida
Es un procedimiento simple que suele hacerse fuera de la red, habitual en las políticas de contratación de las empresas. Su impacto, como cabe esperar, es mucho menor que si se realiza mediante un proceso de onboarding digital. Esta carta da sensación de atención por parte de la empresa hacia el trabajador, por lo que es una labor que no hay que dejar de cuidar. Si bien el empleo de herramientas digitales potencian el onboarding, existen una serie de acciones en el mundo real que deben hacerse para que los nuevos trabajadores se sientan cómodos, como por ejemplo:
- Tener preparada el área de trabajo, con el equipo en plenas condiciones, creando un espacio agradable para las funciones.
- Hacer un comité de bienvenida, un recibimiento oficial de presentación del resto de empleados.
- Acciones fuera de la empresa, como comidas informales o eventos deportivos.
Beneficios del onboarding para nuevos empleados
Para acabar, aquí se recogen algunas de las ventajas que ofrece llevar a cabo un plan de onboarding digital para tu empresa en los procesos de contratación.
Integración más rápido y potencia el employer branding
Los trabajadores se sienten parte del equipo desde el primer día. Su implicación y motivación es cada vez mayor y por la tanto aumenta la productividad, gracias a las experiencias gamificadas.
Al hacer el Onboarding a través de una plataforma gamificada, las posibilidades de hacerla en acorde al ADN de tu empresa es esencial. Los beneficios son:
- Url de acceso personalizada
- Acceso desde App o cualquier dispositivo
- Posibilidad de integrar los colores corporativos de la empresa
- Integrar el logo de tu empresa
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Retención del talento
Los procesos de onboarding hacen que los nuevos empleados se sientan cada vez más cómodos y a gusto, lo que reduce la rotación del personal. Por eso, estos consideran quedarse en la empresa durante más tiempo, gracias a la grata impresión que se llevan en su periodo de bienvenida.
Aumento de la productividad
Un empleado feliz con su trabajo, su equipo y su empresa es un empleado que rinde óptimamente, se siente parte de los proyectos y busca dar lo mejor de sí. La empresa es la gran beneficiada de estos procesos, y puede ver cómo su eficiencia y productividad se ven mejoradas.
Reducción de costes
Especialmente en el departamento de recursos humanos, ya que gracias al onboarding digital es posible que el nuevo empleado realice su proceso de onboarding de manera independiente, por sí mismo y en cualquier dispositivo.
Fortalece la imagen de la empresa
La imagen de la empresa se ve beneficiada en la mente del nuevo empleado, quien puede convertirse en embajador de la marca. Valores que hoy en día están muy demandados como innovación tecnológica y organización empresarial se ven claramente potenciados.
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